Het leven gaat veel digitaler sinds corona. Is dat ook voor jouw klantengesprekken? Deze gesprekken blijven cruciaal om goed advies te kunnen verlenen. Maar hoe pak je een dergelijk online gesprek aan? Waarop let je best en hoe voorkom je enige problemen?

Tip 1: Een digitale voorbereiding is cruciaal!

Elk klantengesprek vereist een goede voorbereiding. Zorg dat je alles digitaal voorhanden hebt! De Ondernemingsradar van Intellifin helpt je al een heel eind op weg. Maar ook andere zaken die je wil tonen zet je best klaar zodat het via schermdelen gepresenteerd kan worden. Veel mensen zijn visueel ingesteld. Eenvoudig en overzichtelijk presenteren helpt je zeker vooruit.

Tip 2: Kom goed voor de dag

Je ziet elkaar misschien niet face-2-face, maar toch is het belangrijk dat jij én je omgeving goed voor de dag komen tijdens een digitale vergadering. Dan hebben we het niet alleen over kledij – geen comfortabele hoodies of luchtige Hawai-hemden alstublieft – maar ook over je achtergrond.

Heb je een net bureau bij je thuis of moet je eerst nog even opruimen zodat al die lege waterflessen uit beeld verdwijnen? Of heb je echt geen goede plek voorhanden, weet dan dat de meeste online meeting tools je toestaan om een “digitale achtergrond” in te stellen. Zo kan je alsnog professioneel overkomen, zelfs als je thuis in je luie zetel zit.

Tip 3: Kies een software die je gemakkelijk vindt

Er zijn allerhande softwarepakketten voorhanden om op een veilige manier een klantengesprek te voeren. De mogelijkheden zijn eindeloos: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype for Business, My workspace… Een beetje googlen doet wonderen. Zorg er vooral voor dat het een software is die je makkelijk vindt in gebruik én waarvan je kan verwachten dat je klanten er snel mee weg zijn.

Tip 4: Testen, testen, testen!

Eens je een bepaalde tool gekozen hebt, dan is het goed dat je de belangrijkste functies al eens inoefent. Nodig een vriend of familielid uit die niet bij jou in het bedrijf werkt. En kijk vervolgens naar:

• Komt de meeting request goed aan? Staat die niet in de SPAM-folder?
• Kan je gesprekspartner de link naar je digitale vergadering openen?
• Horen jullie elkaar goed? Is het makkelijker om via een koptelefoon te luisteren of via de luidsprekers? Wat als je wil wisselen van het ene naar het andere: welke instellingen moet je doorlopen en kan je je klant daarmee verder helpen, mocht die dat vragen?
• Weet je waar de microfoon zich bevindt? Werkt die goed? En belangrijk: weet je waar de “mute”-knop staat en hoe je die desactiveert? Tip: gebruik een headset of oortjes. De ingebouwde microfoon van laptops en webcams zijn doorgaans ondermaats voor professioneel gesprek.
• Is de wifi-connectie goed? Loopt het beeld niet vast?
• Kan je makkelijk documenten delen, alsook je scherm? Sommige tools, zoals bv. Microsoft Teams, geven je de mogelijkheid om een volledig scherm met alle open programa’s te tonen, of één specifiek programma op je computer. Als je moet kunnen wisselen tussen programma’s, dan kies je best voor de eerste optie. Test dus zeker uit hoe je het gesprek wil aangaan!

Tip 5: Vraag naar de ervaring van je klant

Wil je graag weten of je digitale meeting goed is verlopen? Vraag er dan gewoon naar. Je klant zal het zeker appreciëren dat je steeds wil verbeteren. Een eerste digitale gesprek mag hier en daar al eens wat “groeipijnen” vertonen. De kunst zit ‘m erin dat al je volgende gesprekken volledig foutloos verlopen, zeker wanneer je klant specifieke feedback heeft gegeven. Zo toon je dat je écht naar hem/haar luistert, zelfs op vlak van communicatie.